Quy trình đăng ký, đăng ký lại nội quy lao động mức độ 3, mức độ 4

1.  MỤC ĐÍCH:

          -       Nhằm đảm bảo quá trình giải quyết Đăng ký nội quy lao động được kiểm soát chặt chẽ và đúng theo quy định của pháp luật.

2.   PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN

          -       Chủ tịch UBND Quận

          -       Các Phó Chủ tịch UBND Quận

          -       Văn phòng HĐND-UBND Quận

          -       Phòng LĐTB-XH

          -       Các cơ quan, đơn vị liên quan

3.    ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT:

          -       KSQT: Kiểm soát quá trình.

          -       UBND: Ủy ban nhân dân.

          -       VP. HĐND-UBND: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

          -       LĐTB-XH: Lao động - Thương binh và Xã hội

          -       Cơ quan, đơn vị: cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân phường

4.    TÀI LIỆU LIÊN QUAN (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI)

          -       Điều khoản 4.2.3, 4.2.4, 7.1, 7.2 và 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008

          -       Các văn bản pháp quy liên quan được cập nhật vào Danh mục các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng liên quan.

5.    NỘI DUNG

5.1 Thành phần hồ sơ (quy định tại Điều 121 Bộ luật Lao động năm 2012):

         -       Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

         -       Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh thể hiện người đại diện pháp luật);

         -       Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (Bản sao Quyết định công nhận Ban chấp hành công đoàn nhiệm kỳ hoặc lâm thời thể hiện người đại diện tập thể lao động);

         -       Nội quy lao động.

         -       Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

5.2   Thời gian giải quyết: 07 ngày làm việc(tính từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ)

5.3 Lệ phí: không có

5.4 Thực hiện:

    6. XÁC NHẬN VÀ TRUY TÌM NGUỒN GỐC CỦA SẢN PHẨM - KIỂM SOÁT TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG - BẢO QUẢN HỒ SƠ

        -  Các hồ sơ được lưu theo số thứ tự trên theo quy định của ngành.

     7. KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP

       - Trong quá trình thực hiện, nếu có sự không phù hợp xảy ra thì tùy theo sự không phù hợp mà những người tham gia vào quá trình tác nghiệp sẽ thực hiện xử lý theo 03 cách: sửa chữa; nhân nhượng; làm lại. Cụ thể như sau:

       + Trường hợp sửa chữa ngay:Hồ sơ sai số, họ tên, địa chỉ, lỗi chính tả, thiếu thông tin liên quan cần bổ sung trước khi xử lý hoặc chuyển sang công đoạn thụ lý tiếp theo.

       + Trường hợp nhân nhượng:Hồ sơ trễ công đoạn thụ lý hoặc thiếu thông tin nhưng không ảnh hưởng đến quá trình thụ lý hồ sơ và hồ sơ vẫn đảm bảo thụ lý đúng luật.

       + Trường hợp loại bỏ hồ sơ, yêu cầu làm lại từ đầu: Hồ sơ không đúng quy định pháp luật, thành phần hồ sơ không đầy đủ theo yêu cầu, chưa đủ cơ sở thực hiện,…

       - Tất cả hồ sơ liên quan đến xử lý sản phẩm không phù hợp phải có bằng chứng và được lưu trữ lại để truy xuất khi cần thiết.

       - Nếu như có sự không phù hợp nào xảy ra mà gây ảnh hưởng đến việc hồ sơ bị trễ hẹn thì bộ phận có liên quan phải lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục - phòng ngừa.

8. THỐNG KÊ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU - KHẮC PHỤC - PHÒNG NGỪA - CẢI TIẾN

       - Hàng tháng, đơn vị lập báo cáo thống kê về kết quả thực hiện công việc của tháng trước. Nội dung báo cáo bao gồm:

       - Số lượng hồ sơ đã hoàn tất trong tháng, bao gồm: đúng hẹn; trễ hẹn.

      + Số lượng hồ sơ đang xử lý: còn trong hẹn; đã trễ hẹn.

      + Số lượng hồ sơ bị trả lại/bổ sung.

     + Số lượng hồ sơ bị lỗi về nghiệp vụ: trong lúc tiếp nhận; trong quá trình xử lý; thời gian thụ lý: chậm trễ; luân chuyển hồ sơ nội bộ: bị thất lạc, hư; lỗi từ phía khách hàng; lỗi từ các cơ quan ban ngành khác; dạng lỗi khác.

      - Các Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa đã thiết lập trong tháng.

      - Mức độ thực hiện (đạt) mục tiêu chất lượng:

      + Đúng luật                                : ………% / tháng-năm

      + Đúng hạn                                 : ………% / tháng-năm

     Nếu không đạt theo mục tiêu (chất lượng) đặt ra thì phải đưa ra những biện pháp, hành động khắc phục -  phòng ngừa, cải tiến thích hợp.

      Nội dung báo cáo được thể hiện trong Báo cáo thống kê phân tích dữ liệu.

      Nếu như có sự không phù hợp nào xảy ra mà gây ảnh hưởng đến việc hồ sơ bị trễ hẹn thì bộ phận có liên quan phải lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục - phòng ngừa.

9.    BIỂU MẪU ÁP DỤNG